Plano de Ação

O plano de ação é uma ferramenta que ajuda a ter mais precisão na execução das tarefas. Entenda um pouco melhor sobre este último estágio do planejamento.

O plano de ação é uma ferramenta de gestão empresarial que ajuda um gestor a planejar e executar mudanças em busca de objetivos. Por isso se torna essencial na execução do seu marketing.

Este artigo faz parte do Curso Planejamento de Marketing Digital. Para se aprofundar no tema, acesse a página do curso.

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É muito importante ter um plano de ação ao começar seu planejamento de marketing. Por isso vamos explicar melhor o que ele é e como fazer um.

Vamos lá?

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é um detalhamento do que será feito para sair de um ponto A para alcançar um ponto B. Isso quer dizer que você irá listar todas as movimentações que a empresa ou o time precisam perseguir ativamente para chegar a um objetivo.

Antes de mais nada, é preciso ter em mente que os planos de ação são parte do processo, não processo em si. Entretanto, eles acabam se apresentando como essenciais para lembrar tudo que deve ser feito. Principalmente em caso de planos complexos.

Em geral, o plano de ação deve conter:

  • Os objetivos que se pretende alcançar;
  • Um compilado das atividades e ações que vão ser realizados;
  • Os prazos de começo e término de cada ação;
  • O orçamento do plano de ação, preferencialmente dividido por atividades;
  • Os responsáveis pela realização de cada ação do plano;
  • A motivação de cada atividade a ser realizada dentro do plano;
  • Os riscos envolvidos e formas de contornar eventuais problemas já previstos;
  • Prazos para entrega de avaliações sobre a eficiência do que foi realizado.

Com um plano de ação estruturado dessa forma você ganha eficiência na tentativa de alcançar os objetivos. Conforme o plano vai sendo executado é possível ir o atualizando.

Por que definir um plano de ação?

Primeiramente, contar com um plano de ação facilita a comunicação da equipe sobre o que está sendo feito. Dessa maneira todos os colaboradores vão conseguir saber seus papéis dentro da estrutura.

Imagine um negócio onde as atividades são realizadas sem nenhuma direção. Antes de tudo, esse é um caminho para o fracasso. Afinal de contas é possível que as pessoas estejam se esforçando em direções opostas sem nem ao menos saberem.

Portanto um plano de ação é acima de tudo um guia. Ele faz o papel de mostrar o que deve ou não ser feito e as motivações. Assim é mais fácil criar ações combinadas e projetar resultados.

O plano de ação precisa contar com objetivos e ações para que as pessoas saibam como o esforço coletivo será realizado. Isso porque é comum ver empresas que apenas listam objetivos mas não explicam aos colaboradores como alcançá-los.

Por exemplo: se a sua empresa está buscando bater uma meta de vendas e você comunicar apenas isso aos funcionários. Digamos que o ideal seria vender mais para clientes recorrentes e não se preocupar tanto com clientes pontuais. Sem dúvida os resultados serão melhores se os seus colaboradores souberem desse caminho.

Passo a passo dos planos de ação

A criação de um plano de ação passa por alguns passos. Por isso valos listar abaixo um resumo de como criar seu plano de ação. Entretanto, é interessante que você acompanhe esse artigo até o final para conhecer o processo 5W2H, o SMART e PDCA, ferramentas que ajudam no seu plano.

1. Definir objetivos e metas numéricas

Primeiramente, você deve definir onde quer chegar. Não apenas para saber onde você quer chegar com sua empresa através do projeto que será executado, mas também para entender como alcançar sua meta.

Entretanto, é impossível chegar a bater uma meta sem ter como medir os resultados. Isso porque uma meta que não pode ser comparada a um resultado não vai ensinar nada para novas tentativas.

Existem muitas formas de transformar metas em valores. Por exemplo: você pode decidir pela obtenção de um número de leads, ou conquistar uma quantidade de conversões, ou mesmo chegar a um número de seguidores.

2. Planejamento de tarefas e prazos

O passo seguinte é o planejamento de tarefas e de seus prazos. Isto é: listar tudo que será feito para atingir o objetivo e as datas de começo e término de cada uma das atividades.

É muito importante listar os prazos de cada tarefa. Afinal de contas essa é única forma das atividades serem realizadas sem desvios e de se descobrir se elas valem a pena.

O planejamento das tarefas pode contar ainda com a motivação de cada atividade. Principalmente se o planejamento e a execução forem feitos por pessoas diferentes. Assim o executor sabe exatamente porque está fazendo algo e não se desvia do essencial no plano de ação.

3. Execução

Essa é a hora em que as atividades serão realizadas. Se acaso você tiver feito um planejamento bem feito, com prazos, valores e atribuições das tarefas, não há muito com o que se preocupar. É provável que essa etapa fique mais simples seguindo a metodologia 5W2H.

Muitas vezes o planejamento deixa escapar algumas variáveis não previsíveis. Entretanto, não existe motivo para pânico.

Se acaso o planejamento tiver deixado explícita a função da tarefa, o executor será capaz de improvisar uma solução para contornar o problema sem sair do rumo esperado.

4. Monitoramento de resultados

É importante seguir os resultados das atividades, não apenas durante como também depois. Para que esses valores signifiquem algo, é importante que eles sejam relacionados direta ou indiretamente com a sua meta.

A importância de medir resultados durante é a de notar caso alguma atividade comece a atrapalhar as demais ou apresente resultados negativos. Enquanto isso, os resultados posteriores ajudam no próximo passo, de conclusão.

5. Conclusão

A conclusão é o momento final, quando se comparam as metas e os resultados finais. Isso quer dizer que esse é o momento de aprender algo com o que foi feito no plano de ação.

A utilidade desse aprendizado é a de fazer ainda melhor na próxima vez. Por exemplo: digamos que você queria atingir 6 mil leads na base de e-mails. Aprender o que foi útil e o que não foi na busca desta meta irá ajudar quando você criar um plano de ação para atingir 15 mil leads.

O plano de ação 5W2H

Na etapa de planejamento do plano de ação, é importante ter um método para saber listar tudo que é preciso. É por isso que você deve conhecer o 5W2H.

O plano de ação 5W2H segue um roteiro de sete perguntas para determinar tudo que precisa estar visível antes de começar a agir. Abaixo, vamos listar as perguntas.

Para que você siga com mais facilidade, vamos seguir um exemplo: um plano de ação de uma empresa buscando atingir um número de seguidores das mídias sociais.

1. What? (O que?)

Antes de tudo, é preciso se perguntar o que será feito. Isso quer dizer que você vai estar dando uma função ao plano de ação.

Lembra que falamos de sair do ponto A para o ponto B? Então: a resposta desta pergunta é exatamente o ponto B, para onde você vai.

No caso do nosso exemplo, o ponto B é chegar a um número de seguidores nas mídias sociais. Entretanto esta é uma meta vaga. Para se aprofundar na questão, é preciso determinar mais detalhes.

Por exemplo: ao invés de dizer que o que será feito é “aumentar o número de seguidores nas redes”, o ideal é traçar algo como “chegar a 10 mil seguidores no Instagram”.

2. Why? (Por que?)

Aqui é onde se justifica o que será feito. Entretanto, isso não quer dizer simplesmente inventar uma desculpa. É necessário dar a justificativa estratégica por trás da meta.

No nosso exemplo, é preciso entender porque se quer alcançar 10 mil seguidores no Instagram. Podemos listar, por exemplo, o fato de que esse é o valor necessário para que o perfil possa fazer o “swipe up” e direcionar pessoas diretamente de Stories para páginas de um site.

Mas podemos ir mais longe: onde isso se encaixa na estratégia? No caso, a ideia seria trazer mais tráfego para links estratégicos e também poder jogar pessoas diretamente para landing pages.

Tendo uma noção do porque da execução de ações, os colaboradores passam a correr menos riscos de prejudicar os objetivos durante a execução.

3. Where? (Onde?)

Esta é uma pergunta que muitas pessoas tem dificuldade de entender. Afinal de contas, como determinar onde a ação ocorre?

Na verdade, a pergunta tem uma resposta simples: no campo determinado pelas ações. Por exemplo: se você vai pedir que seus seguidores do Facebook sigam também no Instagram, então o campo de ação é o Facebook.

Já se você vai fazer campanhas para que suas postagens sejam mais vistas no Instagram, então a própria rede social é seu campo de ação.

4. When? (Quando?)

Esta é uma pergunta referente a prazos. Isso significa não apenas determinar quando as ações começam, mas também quando e se elas terminam.

Em princípio, nem todas as ações precisam ter um prazo definido para se encerrar. Entretanto, é preciso se estabelecer ao menos um prazo para determinar se os resultados estão satisfatórios e a ação deve continuar sendo realizada.

5. Who? (Quem?)

Toda tarefa com muitos donos não tem dono nenhum. Por isso é importante saber exatamente quem é responsável por um plano de ação. Este é o tópico em que é preciso listar os nomes deles.

Evite exagerar no número de responsáveis. Afinal, não é preciso deixar todos os envolvidos responsáveis por ter certeza de que a ação está sendo feita. Talvez a equipe envolvida tenha 12 pessoas, mas 2 ou 3 possam acompanhar a execução.

6. How? (Como?)

Agora é hora de definir o passo a passo da execução. Por isso é importante saber quais ações vão ser feitas no plano e o que está envolvido em cada uma delas.

Pense nesta etapa como uma lista contínua. Por exemplo: o que precisa ser feito no Instagram para poder impulsionar uma postagem? O que precisa ser feito na sequência? Como converter visitantes em seguidores?

7. How much? (Quanto?)

Por fim, é preciso ter um orçamento. Quanto o plano de ação vai custar em cada etapa? É essencial saber quais recursos vão ser necessários, sejam financeiros ou de tempo da equipe. Por isso é importante ter uma listagem de valores detalhada.

Plano de Ação no Marketing Digital

É preciso entender que o plano de ação é apenas uma etapa posterior em um planejamento de marketing digital. Isso porque ele é um momento de execução.

Antes de alcançar o plano de ação, você vai precisar conhecer seu marketing digital de forma mais completa. Para isso é preciso passar por alguns passos como:

  • Reconhecer os objetivos da empresa com marketing digital;
  • Estudar de forma aprofundada a Jornada de Compra dos seus clientes;
  • Entender os papéis dos 4P’s do Marketing (Mix de Marketing) no seu negócio;
  • Aprender marketing digital o suficiente para saber quais metodologias e estratégias mais se aplicam à empresa;
  • E só então chegar ao plano de ação.

Pode parecer complicado. E é mesmo. Mas é também fundamental para o sucesso de um negócio. Uma opção é saber contratar uma agência que cumpra essas funções. Entretanto, mesmo que você terceirize algum serviço de marketing vai precisar saber o básico para poder cobrar resultados.

Ferramentas para planos de ação

Existem muitas ferramentas que podem ajudar a colocar um plano de ação em prática. Em geral, elas são ferramentas que ajudam a acompanhar o status das tarefas envolvidas em cada objetivo.

Existem técnicas para tirar melhor proveito destas ferramentas. As mais conhecidas delas são o Scrum, o Método Ágil, o método Kanban e o Design Thinking.

1. Trello

O Trello é uma ferramenta muito conhecida de organização que tem acesso direto pela internet. Entretanto, muitos apresentam dúvidas sobre como tirar o máximo dela.

A melhor forma de usar o Trello no plano de ação é seguindo o padrão “kanban” de criar 3 colunas:

  • To do (A fazer) – aqui você irá listar todas as tarefas que devem ser feitas em um período de tempo para que se saibam que precisam ser concluídas;
  • Doing (Fazendo) – as tarefas que estiverem em realização são movidas para essa coluna para que todos os envolvidos saibam que ela está sendo adiantada;
  • Done (Feito) – após serem concluídas, as tarefas são movidas para a última coluna. Assim todo o time fica sabendo que foram encerradas.

2. Jira

O Jira conta com muitas das mesmas vantagens que o Trello, mas tem a vantagem de contar com várias ferramentas complementares. Por exemplo: ele lista relatórios referentes a quantas tarefas foram concluídas, lista diversas histórias para que as tarefas ganhem contextos e permite a criação de várias personalizações.

3. Todoist

O Todoist é uma excelente ferramenta para administração de tarefas. Além disso, é um aplicativo de celular muito útil para acompanhar as tarefas. Com isso, fica mais fácil acompanhar o andamento do plano de ação.

PDCA

O PDCA é um método interativo de gestão que pode ajudar na melhoria de processos. Isso quer dizer que ele pode ser usado de forma cíclica para encarar o plano de ação e melhorar sua próxima aplicação.

A sigla PDCA quer dizer:

  • Planejar – nesse momento, se pensa o que deve ser feito para resolver problemas e alcançar objetivos;
  • Desenvolver – quer dizer realizar as ações planejadas;
  • Checar – é o momento de avaliar os números dos resultados e tentar encontrar o que foi feito certo e errado no processo;
  • Ajustar – é o momento em que os dados e análises viram uma base para um novo crescimento. Isso quer dizer que é preciso criar uma nova base, como um padrão de ação ou novos objetivos, que possam fazer o próximo ciclo ainda mais eficiente.

S.M.A.R.T.

O método S.M.A.R.T. é uma ferramenta que ajuda a determinar metas mais práticas e eficientes. A origem do termo é uma sigla em inglês que forma a palavra smart (inteligente).

SMART

A sigla S.M.A.R.T. já ajuda a entender o processo. Isso porque cada letra demonstra uma parte do pensamento que se deve ter ao traçar uma meta para plano de ação:

  • Specification (Específico) – significa que sua meta precisa ser bem especificada, evitando ideias genéricas. Por exemplo: a meta deve ser “conquistar seguidores do Instagram” e não “conquistar seguidores das mídias sociais”;
  • Measurable (Mensurável) – uma boa meta precisa ser baseada em números para que se possa determinar se ela deu certo ou não. Por exemplo: alcançar 10 mil seguidores;
  • Attainable (Alcançável) – a meta precisa ser alcançável, ainda que seja ambiciosa. Por exemplo: alcançar 1 bilhão de seguidores no Instagram não é uma meta alcançável;
  • Realistic (Realista) – a meta precisa estar de acordo com a realidade da empresa. Por exemplo: pense em como conquistar seguidores no Instagram irá se converter em negócios fechados;
  • Time Based (Com Prazo) – uma meta eficiente precisa ter um prazo para começar a ser trabalhada e uma data para ser encerrada. Por exemplo: começar a agir para conquistar seguidores na próxima semana e conseguir os seguidores desejados até o final do ano.

O próximo passo…

Agora que você tem uma base para entender como funciona o plano de ação, é preciso saber procurar ideias de quais metas cumprir. Uma boa base para isso é aprender a fazer benchmarks.

Além disso, realizar análise SWOT e preencher a Matriz BCG do negócio pode ser um bom caminho para tirar ideias.

Se você quiser aprender um método de auxílio na execução dos planos de ação, pode fazer o curso de Agile Marketing da Mirago, onde você aprende a usar a metodologia ágil no marketing.

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